News & Views

Practical Tips For Preparing a Bid (Available in Finnish)

9 April 2020

Authors: Outi Jousi (Counsel, Head of Public Procurement in Helsinki), Eeva Tiainen (Associate), Vilma Lumiaho (Associate Trainee) and Jesper Nevalainen (Partner, Head of Technology in Helsinki)

Käytännön vinkkejä tarjouksen tekemiseen

Julkisten hankintojen tarjouskilpailuissa hinta ja laatu ovat luonnollisesti keskeisiä elementtejä, mutta myös tarkkuuteen on syytä kiinnittää tarkasti huomiota. Julkisissa hankinnoissa käytettävä logiikka eroaa usein arkijärjestä, ja hankintayksiköllä on yleisesti ottaen oikeus hylätä tarjous tarjouspyynnön vastaisena pieneltäkin tuntuvan virheen tai puutteen vuoksi. Tilanne on harmillinen, kun tarjouksen valmisteluun on käytetty runsaasti aikaa ja resursseja. Tässä kirjoituksessa esitämme vinkkejä, jotka helpottavat onnistuneen tarjouksen tekemistä ja virheiden välttämistä.

Hankintayksiköt saattavat jo hankinnan valmisteluvaiheessa, ennen varsinaisen tarjouspyynnön julkaisemista, järjestää markkinavuoropuhelun, joka voi käytännössä tarkoittaa esimerkiksi tiedotustilaisuuden pitämistä tai vapaamuotoista vuoropuhelua mahdollisten tarjoajien kanssa. Tällainen mahdollisuus kannattaa käyttää hyödyksi, sillä markkinavuoropuhelussa osapuolet saavat hankintaa varten tarpeellisia lisätietoja sekä myös mahdollisuuden antaa toisilleen kommentteja ja tietoa erilaisista ratkaisuista. Tarjoaja voi myös itse ehdottaa markkinavuoropuhelun järjestämistä hankintayksikölle.

Kun tarjouspyyntö on julkaistu, tarjoajille varataan usein mahdollisuus esittää kysymyksiä tai kommentteja hankinta-asiakirjoihin liittyen ennen tarjousten jättämisen määräaikaa. Tässä vaiheessa kannattaa tuoda ilmi, mikäli tarjouspyynnössä on joitakin epäselviä kohtia, ja esittää lisäkysymyksiä matalalla kynnyksellä. Tarjoajalla voi olla jopa velvollisuus tuoda esiin kysymykset niille varatussa ajassa, sillä tarjousta ja tarjouspyyntöä ei voi enää myöhemmissä vaiheissa olennaisesti muuttaa. Hankintayksiköt yleisesti ottaen arvostavat avointa keskustelua ja ongelmien esiin tuomista, sillä tämä hyödyttää molempia osapuolia ja edistää onnistuneen hankinnan toteutumista.

Sopimusehtoihin on äärimmäisen tärkeää kiinnittää huomiota markkinavuoropuheluvaiheessa. Se on ainut mahdollisuus esittää kommentteja ja laajempia muutosehdotuksia, joskin pienet muutokset ovat mahdollisia myös tarjouskilpailun aikana. Sopimuksesta kannattaa tarkastaa esimerkiksi, onko sopimuskumppanin vahingonkorvausvastuu rajoitettu JYSE-ehtojen mukaisesti viisinkertaisesti hankinnan arvoon vai onko asiasta sovittu muuta tai ylipäänsä mitään. Tässä vaiheessa asiantuntijan konsultointi voi olla hyödyllistä, sillä sopimusehtojen muuttaminen sopimuskaudella ei pääasiassa ole sallittua, ja epäedullisiin ehtoihin sitoutuminen tai epäedullisesta sopimuksesta eroon pääseminen voi osoittautua ongelmalliseksi.

Tarjouksen valmistelun tulisi aina lähteä huolellisesta tarjouspyyntöön tutustumisesta. Erityisen tärkeää on, että tarjoaja kiinnittää huomiota siihen, mitä tarjouksessa kysytään ja missä muodossa vastaus on annettava. Jos esimerkiksi hinta on ilmoitettava kiinteänä vuosihintana, voi hinnan ilmoittaminen muussa muodossa johtaa tarjouksen hylkäämiseen, jolloin tarjoaja joutuu tarjouskilpailun ulkopuolelle.

Tarjouspyynnössä saatetaan pyytää tarjoajia antamaan vastauksensa käyttäen esimerkiksi avoimia tekstikenttiä tai alasvetovalikoita. Tarjoajan kannattaa siis kiinnittää huomiota siihen, halutaanko vastaus kyllä/ei-muodossa, laajempana kuvauksena vai edellytetäänkö vastaukseen liittämään esimerkiksi jokin liite. Erityisen tärkeää on vastata huolellisesti jokaiseen kysymykseen sekä mahdollisiin tarkentaviin kysymyksiin pyydetyssä muodossa. Toimeksiantotyössämme on tullut vastaan esimerkiksi tilanne, jossa tarjoaja on huomannut vain puolet kysymyslauseesta ja saanut siten vain puolet pisteistä. Hyvänä esimerkkinä tällaisesta voimme mainita esimerkiksi kysymyksen ”Mitä kehitystoimenpiteitä palvelun toimittaja on valmis tekemään vuoteen 2025 mennessä, jotta palvelu säilyttää vetovoimaisuutensa ja korkean laadun?” Tällöin parhaat pisteet saavasta vastauksesta löytyisi kehitystoimenpiteiden luettelo selostuksineen ja perusteluineen, vastaus vetovoimaisuutta säilyttäviin ja lisääviin tekijöihin, vastaus korkeaa laatua säilyttäviin ja lisääviin tekijöihin sekä suunnitelma jokaiselle vuodelle erikseen – kumpaakin arvioitavaa seikkaa eli vetovoimaa ja korkeaa laatua koskien! 

Tarjoajan on tärkeää vastata ainoastaan siihen, mitä tarjouspyynnössä on kysytty. Tarjoukseen ei tule siis sisällyttää mitään ylimääräisiä tietoja, kuten omia sopimusehtoja, varaumia tai saatteita, koska nämä tiedot voivat ovat ristiriidassa tarjouspyynnön vaatimusten kanssa, mikä voi pahimmassa tapauksessa johtaa tarjouksen hylkäämiseen ja sulkemiseen tarjouskilpailun ulkopuolelle.  

Tarjoajan on lisäksi tärkeää tarkistaa vielä lopuksi, että tarjous sisältää kaikki pyydetyt liitteet ja että ESPD-lomake on täytetty tarkasti annettujen ohjeiden mukaisesti. ESPD-lomake saatetaan lisäksi tarvita alihankkijoiden osalta erikseen.

Kiinnostaviin tarjouskilpailuihin kannattaa lähteä rohkeasti mukaan. Julkinen sektori tarjoaa mielenkiintoisia ja arvokkaita mahdollisuuksia myös hankalina taloudellisina aikoina. Jos kyseessä on haastava tai yhtiön liiketoiminnan kannalta merkityksellinen hankinta, suosittelemme tarjouksen valmistelua ja tarkistuttamista julkisiin hankintoihin erikoistuneen asiantuntijan avulla.