Uuden tietojärjestelmän hankkimisessa huomioitavia seikkoja

Authors: Outi Jousi and Mika Pohjonen

Please read a brief summary in English at the end of the article.

Markkinakartoitus

EU:n yleinen tietosuoja-asetus on huomioitava tietojärjestelmähankinnoissa ja vanhatkin järjestelmät tulee saattaa asetuksen mukaisiksi 25.5.2018 lähtien. Mm. vastuita koskeva markkinakäytäntö on tältä osin vasta muodostumassa, joten hankintayksiköiden kannattaa hyödyntää hankintalain antamaa mahdollisuutta markkinakartoituksen tekemiseen. Tarjouspyyntöasiakirjoja on mahdollista lähettää toimittajien kommentoitavaksi tai keskustella asioista kasvokkain hankinnasta kiinnostuneiden kanssa.

Markkinakartoitusta voidaan hyödyntää myös vaikkapa hankinnan arvon haarukoimiseen, tarvittavien osaamisprofiilien hahmottamiseen tai sopimuslausekkeiden luonnosteluun. Tällöin yksittäinen tarjoaja ei saa vaikuttaa tarjouspyyntöön kilpailua vääristävällä tavalla – eikä se olisi tarjoajankaan etu, sillä hankintayksiköllä on oikeus sulkea tällainen tarjoaja pois kilpailutuksesta. Monimutkaisia tietojärjestelmähankintoja on hyvä tehdä markkinakartoituksen avulla kerätyin tiedoin, jolloin hankintayksiköllä on parempi valmius lähteä toteuttamaan esimerkiksi neuvottelumenettelyjä. Suosittelemme, että hankintayksiköt käyttävät markkinakartoitusta laajasti hyödyksi.

Julkisessa hankinnassa vain hinta ratkaisee – vai miten se menikään?

Jos hankintayksikkö jättää kovin paljon ominaisuuksia laatupisteytyksen varaan, tulee sen hyväksyä noiden ominaisuuksien jääminen pois hankittavasta tietojärjestelmästä, jos tarjoajat eivät tarjoa niitä. Vain pakolliset vaatimukset saadaan täysin varmasti, muu on kiinni tarjotuista kokonaisuuksista. Hintakilpailussa laadulla on siis merkitystä: laatu pitää vain sisällyttää pakollisiin vaatimuksiin, jonka jälkeen halvimman voi antaa voittaa. Näin siis karrikoituna.

Pakollisten vaatimusten osalta kannattaa huomioida, ettei niitä saa muuttaa neuvottelumenettelyn kuluessa. Tämän uuden säännöksen vuoksi kilpailullinen neuvottelumenettely on kasvattanut suosiotaan, koska siinä vastaavaa rajoitetta ei ole.

Ketterä ohjelmistokehitys soveltuu julkiseen hankintaan

Julkishallinnon käytettävissä olevat valmiit sopimusmallit tulevat harvoin sovellettaviksi sellaisinaan, vaan niihin on usein syytä tehdä muokkauksia ja poistoja kulloisenkin hankinnan kohteen mukaan. Erityisesti hankintayksikölle tärkeää järjestelmää hankittaessa pidämmekin suositeltavampana kirjoittaa ehdot suoraan ehyeksi, helppolukuiseksi sopimukseksi. Tämä ei kuitenkaan riitä, vaan hankintayksiköiden tulisi tavoitella oikeusvarmuuden ohella myös hyvän hankinnan tekemistä.

Suurin osa nykyaikaisista ohjelmistoprojekteista tehdään noudattaen ketteriä ohjelmistokehitysmenetelmiä, joissa tilaaja ja toimittaja valitsevat yhdessä parhaita ratkaisuja kulloiseenkin ongelmaan. Ydinajatuksena on, että jokaista yksityiskohtaa ei arvata tarjouspyyntöön etukäteen, vaan tilaaja ja toimittaja hahmottavat parhaan ratkaisun yhdessä projektin kuluessa, jolloin maali saavutetaan aiempaa tarkemmin ja varmemmin. On selvää, että ketterän ohjelmistokehityksen hankkiminen on hankintalakia noudatettaessakin mahdollista, kunhan hankinta tehdään lakia tarkasti tulkiten.

Väestörekisterikeskuksen KaPa eli Kansalaisen Palveluväylä oli yksi ensimmäisiä julkissektorilla tehtyjä ketterän ohjelmistokehityksen suurprojekteja. Juuri valmistuneen raportin mukaan hanke alitti budjettinsa ja valmistui aikataulussa. Samalla Väestörekisterikeskus pystyi osoittamaan, että ketterää ohjelmistokehitystä voidaan käyttää menestyksekkäästi julkisessa hankinnassa.

Ketterää kehitystä markkinoidaan usein käytännössä resurssivuokrauksena. Tällöin hankintayksiköllä pitäisi olla runsaasti omaa osaamista ja resursseja kehitystyöhön. Resurssivuokraukselle vaihtoehtona olemme laatineet toimitusvastuullisia sopimusmalleja, joissa tilaaja voi vaatia muun muassa toimittajan virhevastuuta. Ylipäätään näemme markkinakäytännön liikkuvan kohti yhä kohtuullisempia, helppolukuisempia sopimusmalleja. Kun sopimuskokonaisuus on tasapainoinen, yhteistyöllä on paremmat edellytykset.

Projektien uudelleenorganisointi

Aina toimittajan ja tilaajan yhteistyö ei suju, vaan järjestelmäkehitysprojekti ajautuu syystä tai toisesta suuriin ongelmiin. Tällöin tulisi muistaa, että julkisissa hankinnoissa kaikenlaisiin sopimusmuutosten tekemisiin tulee suhtautua varauksella. Oikeuskäytännön mukaan epäonnistuneiden tietojärjestelmähankintojen uudelleen organisointi voi olla kiellettyä, vaikka se tarkoittaisi käytännössä miljoonien veroeurojen menetystä. Olemmekin auttaneet hankintayksiköitä ratkomaan järjestelmäkehityksen ongelmatilanteita, joissa hankintayksikön on tullut astella oikeuskäytännön viitoittamaa polkua sovintosopimuksen neuvottelemisen ja uudelleenkilpailuttamisvelvoitteen välimaastossa.

Hannes Snellmanin hankinta- ja teknologiajuridiikan asiantuntijat auttavat mielellään tietojärjestelmähankintojen kaikissa vaiheissa, niin markkinakartoituksessa, sopimusneuvotteluissa kuin sopimuskaudellakin.

A brief summary in English

It is advisable to take advantage of market surveys, which help contracting authorities discuss the scope and terms of the procurement prior to initiating the actual tendering procedure. Agile software development is well suited to public procurement, which was recently proven in a vast state project. However, we emphasise the importance of deciding if the contracting authorities want to just hire development resources or whether binding agile project contracts would be better suited to their needs. This is something we at Hannes Snellman specialise in. Whenever project restructurings are needed due to major problems during the development, we assist our clients navigate between the often conflicting legal requirements. As significant amendments to the agreement are often forbidden in public procurement and the legislation may require new tendering competitions, being able to negotiate a legally binding solution to a problematic project results in significant savings of tax money.