Dare to Dismiss? — Individual Dismissal Threshold in the Latest Case Law

Author: Klaara Lähteenoja

Please read the translation in English at the end of the article.

Uskaltaako irtisanoa? – Yksilöperusteinen irtisanomiskynnys uusimmassa oikeuskäytännössä 

Monet työnantajia edustavat tahot ovat siinä käsityksessä, että työhön tai työyhteisöön sopimattomasta työntekijästä ei pääse eroon. Valtaosa irtisanomisista tehdään taloudellisilla ja tuotannollisilla perusteilla ja yksilöperusteista irtisanomista vältellään viimeiseen saakka – onhan laittomasta työsopimuksen päättämisestä langetettava 3–24 kuukauden (luottamusmiehelle jopa 30 kuukauden) palkkaa vastaava korvaus, minkä lisäksi oikeudenkäyntikulujen ja negatiivisen julkisuuden aiheuttama kulu- ja maineriski on kelle tahansa työnantajalle melkoinen taakka kannettavaksi.

Työsopimuslaki tarjoaa kuitenkin selkeän mallin, jonka avulla myös työtehtäviä laiminlyövä, työssään alisuoriutuva, työnantajan ohjeiden vastaisesti toimiva, työkyvyttömäksi työsuhteen aikana muuttunut tai työyhteisössään epäasiallisesti käyttäytyvä työntekijä voidaan irtisanoa sillä edellytyksellä, että irtisanomiselle löytyy asiallinen ja painava syy.

Kuitenkin sen arviointi, milloin riittävän asiallinen ja painava syy on käsillä, saattaa tuntua työnantajasta vaikealta pähkinältä purtavaksi, sillä perusteen olemassaolon arviointi edellyttää tilanteen kokonaisarviointia työntekijän ja työyhteisön piirteet huomioon ottaen. Suuntaviivoja tulkinnalle voidaan hakea tuoreesta oikeuskäytännöstä, jossa yksilöperusteisen irtisanomisperusteen kynnyksen ylittymisen arviointi on säännöllisin väliajoin tarkastelun kohteena.

Kielletyt irtisanomisperusteet ja työsuhteen irtisanominen sairauden perusteella

Vastapainoksi irtisanomisperusteen olemassaolon tapauskohtaiselle tulkinnanvaraisuudelle työsopimuslaki kieltää yksiselitteisesti työsuhteen irtisanomisen seuraavilla perusteilla:

1. Työntekijän sairaus, vamma tai tapaturma, ellei hänen työkykynsä ole näiden vuoksi heikentynyt olennaisesti ja niin pitkäaikaisesti, että työnantajalta ei voida kohtuudella edellyttää työsuhteen jatkamista.
2. Osallistuminen työtaistelutoimenpiteeseen.
3. Työntekijän poliittinen, uskonnollinen tai muu mielipide tai osallistuminen yhteiskunnalliseen tai yhdistystoimintaan.
4. Turvautuminen työntekijän käytettävissä oleviin oikeusturvakeinoihin.

Työsopimuslain esitöiden mukaan työkykyä arvioidaan aina työtehtävien asettamia vaatimuksia vasten. Työkyvyn olennainen ja pitkäaikainen heikkeneminen edellyttää sitä, että työntekijä ei sairauden tai vamman vuoksi pysty suoriutumaan olennaisilta osin työtehtävistään. Oikeuskäytännössä työkyvyn heikentymisen pysyvyyden arvioinnissa ei ole ollut ratkaisevaa sen lopullisuus vaan pitkäaikaisuus. Arvioinnissa otetaan huomioon sairauden kesto ennen irtisanomista sekä lääketieteellinen arvio sairauden tulevasta kestosta ja työntekijän kuntoutumismahdollisuuksista. Oikeuskäytännössä työkyvyn pysyvänä heikentymisenä on pidetty vuoden kestänyttä yhtäjaksoista työkyvyttömyyttä.

Arvioitaessa sitä, onko työnantajalla lain tarkoittama peruste irtisanoa työsopimus sairauden perusteella, on ensin selvitettävä työntekijän omat edellytykset selvitä työstään sairaudesta huolimatta eli on kiinnitettävä huomiota siihen, millaiset edellytykset työntekijällä on koulutuksensa, ammattitaitonsa ja työkokemuksensa perusteella selvitä omista tai työpaikalla tarjolla olevista muista työtehtävistä. Lisäksi irtisanomisperusteen täyttymiseen vaikuttaa se, voiko työpaikan työoloja tai työtehtäviä järjestellä työntekijän työkykyä vastaaviksi tai voiko työnantaja tarjota työntekijälle kokonaan toista tehtävää.

Helsingin hovioikeus on huhtikuussa antamassaan tuomiossa vahvistanut työntekijän pitkäaikaisesta työkyvyttömyydestä johtuneen irtisanomisperusteen. Työntekijän lievästä aivovammasta aiheutunut työkyvyttömyys oli jatkunut yhtäjaksoisesti jo noin 13 kuukautta. Työntekijän työhön paluuta oli yritetty tuloksettomasti kahdesti, eikä työnantajalla ollut edellytyksiä tarjota työntekijälle muuta työtä. Lääketieteellisten selvitysten perusteella työkyvyttömyys olisi jatkunut vielä vähintään noin kuuden kuukauden ajan. Tämän perusteella hovioikeus katsoi, että työntekijän työkyky on irtisanomishetkellä ollut työsopimuslain tarkoittamalla tavalla pitkäaikaisesti heikentynyt siten, ettei työnantajalta ole kohtuudella voitu edellyttää sopimussuhteen jatkamista. Toteutetut työkokeilut ja työkyvyttömyyden aikaiset tilapäisjärjestelyt huomioon ottaen työnantaja on myös lojaliteettiperiaatteen mukaisella tavalla riittävästi pyrkinyt ylläpitämään työsuhteen jatkuvuutta.

On kuitenkin hyvä huomata, että oikeuskäytännössä sairauden on katsottu poikkeavan muista työntekijästä johtuvista irtisanomisperusteista siinä, että irtisanomisperusteen riittävyyttä tulee arvioida vielä irtisanomisen jälkeenkin työsuhteen päättymishetken perusteella. Tästä syytä irtisanomisperuste voi vuodenkin pituisen sairausloman jälkeen jäädä lopulta täyttymättä, jos työnantaja saa vielä irtisanomisaikana uuden lääketieteellisen selvityksen tai tiedon työntekijän terveydentilasta.

Yhteistyökyvyttömän tai töitään laiminlyövän työntekijän irtisanominen voi olla koko työyhteisön etu

Työntekijästä johtuvana asiallisena ja painavana irtisanomisperusteena voidaan lain mukaan pitää työsuhteeseen olennaisesti vaikuttavien velvoitteiden vakavaa rikkomista tai laiminlyöntiä. Aiheettomat poissaolot, jatkuvat myöhästymiset ja työtehtävien laiminlyönti voivat aiheuttaa huomattavia ongelmia työyhteisössä, mikäli tällaisen työntekijän tehtävät kaatuvat muiden työntekijöiden kontolle. Työntekijällä ei ole oikeutta olla työstään pois, ellei hänellä ole siihen lakiin, työehtosopimukseen tai työsopimukseen perustuvaa syytä. Laki suojelee työnantajaa työntekijän luvattoman poissaolon osalta myös niin, että jos työntekijä on työstään poissa viikon ilmoittamatta hyväksyttävää syytä poissaololleen, voi työnantaja pitää työntekijän työsopimusta purkautuneena.

Työnantajan tulee kyetä osoittamaan, että työtehtävien laiminlyönti on työntekijästä johtuvaa. Helsingin hovioikeuden maaliskuussa antamasta tuomiosta ilmenee, että mikäli työntekijä laiminlyö työtehtävänsä siksi, ettei hänellä puutteellisesta ohjeistuksesta tai työvälineistä tai muusta työnantajasta johtavasta syystä ole ollut edellytyksiä selviytyä työstään vaaditulla tavalla, ei työnantajalle synny työntekijän laiminlyönnistä huolimatta irtisanomisperustetta. Kyseisessä tapauksessa irtisanotun työntekijän työn laadussa oli huomattavia puutteita. Siitä huolimatta hovioikeus katsoi, että työntekijällä ei ole ollut työn määrästä, työajasta ja työvälineiden puutteista johtuen edellytyksiä selviytyä työstään vaaditulla tasolla eikä irtisanomiskynnys siten ylittynyt. Näin ollen vahva suosituksemme on, että työntekijän laiminlyödessä velvollisuuksiaan työnantaja käy ensin läpi, voivatko laiminlyönnit edes osin aiheutua työnantajasta ja voiko työnantaja kohtuullisin toimenpitein edesauttaa työntekijän asianmukaista suoriutumista sopimuksenmukaisista velvollisuuksistaan.

Asiallinen ja painava syy irtisanomiseen voi olla myös se, että työntekijä on niin sopeutumaton ja yhteistyökyvytön työyhteisössä, että hänen käytöksensä vaikuttaa negatiivisesti muiden työyhteisössä työskentelevien työsuorituksiin. Tämä korostuu usein erityisesti pienissä työyhteisöissä, joissa ristiriitatilanteiden annetaan helposti kärjistyä pidempään, sillä riitaisan työntekijän irtisanomisesta seuraavan mahdollisen oikeusprosessin kulujen määrä saattaa olla fataali pienelle yritykselle. Työnantajan on aina tarvittaessa näytettävä toteen työyhteisön ongelmat, joita ei ole työnantajan yrityksistä huolimatta pystytty ratkaisemaan. Työnantajan tulee tällaisissa tilanteissa kuitenkin pitää mielessä se, että uhkaavasti käyttäytyvän työntekijän irtisanominen on osaltaan myös työyhteisön suojelutoimenpide.

Fyysinenkään väkivalta kollegaa kohtaan ei yksiselitteisesti silti aina ole riittävä peruste irtisanomiselle. Koska irtisanomiskynnyksen ylittymistä arvioidaan aina kokonaisharkinnan perusteella, tapauksen muut seikat voivat lieventää sinänsä epäasiallisen teon moitittavuutta. Tähän päätyi Helsingin hovioikeus kesäkuussa antamassaan tuomiossa. Tapauksessa työntekijä oli aiheuttanut kollegalle vertavuotavan haavan, mutta johtuen mm. 10 vuotta kestäneestä työsuhteesta, väkivaltaisen teon ainutkertaisuudesta ja uudelleentyöllistymishaasteista hovioikeus kutenkin katsoi, että työsuhteen päättäminen ilman varoitusta ei näissä olosuhteissa ollut kohtuullinen ja oikeasuhtainen seuraus työntekijän epäasianmukaisesta menettelystä.

Ennen irtisanomista tehtävillä toimenpiteillä voi olla ratkaiseva vaikutus irtisanomisen laillisuuden arvioinnissa

Kuinka monta mahdollisuutta alisuoriutuvalle tai velvollisuuksiaan laiminlyövälle työntekijälle tulee sitten antaa? Lähtökohtaisesti työnantajan tulisi arvioida työntekijän ammattitaito ja soveltuvuus jo koeaikana. Irtisanomisperuste voi kuitenkin muodostua, jos työntekijän soveltuvuus työhön alenee työsuhteen aikana. Velvollisuuksiaan laiminlyönyttä tai rikkonutta työntekijää ei kuitenkaan saa irtisanoa koeajan päättymisen jälkeen ennen kuin hänelle on annettu varoitus ja siten mahdollisuus korjata menettelynsä. Varoituksella on kriittinen rooli yksilöperusteisessa irtisanomisprosessissa ja sen puuttuminen on johtanut siihen, etteivät Helsingin ja Rovaniemen hovioikeudet ole eräissä tuomioissaan viime keväänä katsoneet irtisanomisperustetta olleen olemassa työntekijän sinänsä moitittavaksi katsottavasta toiminnasta huolimatta.

Oikeuskäytännössä varoituksen ja irtisanomisen välinen aika on tapauskohtaisesti vaihdellut sen mukaan, minkä tyyppisestä toiminnasta on kyse. Jos kyseessä on työntekijän alisuoriutuminen, tulee työnantajan antaa hänelle mahdollisuus parantaa työsuoritustaan. Mikäli kyse on poissaoloista tai epäasiallisesta käytöksestä, lyhyempikin aika riittää. Olennaisinta on se, että työntekijällä on todellisuudessa ehtinyt olla mahdollisuus korjata toimintaansa. Turun hallinto-oikeuden toukokuussa antamassa päätöksessä varoituksen ja irtisanomisen välille jäi vain 11 työpäivää. Lyhyestä ajasta huolimatta hallinto-oikeus katsoi, että irtisanominen on pätevä työnantajan toteuttamien laajojen toimenpiteiden ja mukautusten sekä irtisanotun viranhaltijan toistuvien ja jatkuvien virkavelvollisuusrikkomusten vuoksi.

Varoituksella työntekijä saa tiedon siitä, kuinka vakavana työnantaja pitää hänen toimintaansa ja mikä on seuraus, jos varoituksen kohteena oleva toiminta toistuu. Ennen varoitustakin työnantaja voi puuttua työntekijän toimintaan antamalla suullisen huomautuksen ja tekemällä tarvittavia sopeutuksia lojaalisuusvelvollisuuden nojalla. Olennaista on, että kaikkiin työyhteisön työntekijöihin sovelletaan samaa toimintamallia.

Jos työntekijälle on annettu varoitus, voidaan saman tai samantyyppisen rikkomuksen toistuessa vedota aiemmin annettuun varoitukseen. Jos työntekijä kuitenkin syyllistyy uudenlaiseen velvollisuuksien laiminlyöntiin, aiempi varoitus ei ole pätevä uuden rikkomuksen kohdalla. Tästä syystä on suositeltavaa laatia varoitus kattamaan laajemmin myös samantyyppiset rikkomukset, jotta se olisi pätevä työntekijän mahdollisesti jatkaessa epäasianmukaista menettelyään. Työtuomioistuin päätyi tämän vuoden ratkaisussaan siihen, että koska kyseisessä tapauksessa työntekijän irtisanomiseen johtaneen menettelyn ei selvitetty ilmentäneen samantyyppistä välinpitämättömyyttä työtehtävien suorittamista kohtaan kuin aiempien varoitusten perusteena olevien rikkomusten, työnantajalla ei ollut asiallista ja painavaa syytä irtisanoa työntekijän työsopimusta.

Varoitus voi myös menettää merkityksensä ajan kuluessa. Varoituksen voimassaoloon vaikuttavat kokonaisharkinta ja se, miten törkeä työntekijän sopimuksenvastainen käyttäytyminen on ollut. Työtuomioistuimen aiemmassa oikeuskäytännössä varoituksen on katsottu olevan voimassa noin vuoden ajan. Koska työsuhteen irtisanomisperuste voi syntyä varoituksen avulla, se on näyttösyistä syytä laatia kirjallisena. Varoitukseen ei tule merkitä mainintaa sen voimassaoloajasta.

Lähtökohtaisesti työntekijää ei siis saa irtisanoa, ellei hänelle ole ensin varoituksella annettu mahdollisuutta korjata toimintaansa. Poikkeuksellisesti työntekijän voi kuitenkin irtisanoa ilman varoitustakin, mikäli hänen rikkeensä on luonteeltaan sellainen, ettei työnantajalta voida kohtuudella edellyttää varoittamista ennen irtisanomista. Kaikkein vakavimmissa tapauksissa, kuten esimerkiksi rikollisen teon merkkien täyttyessä, tahallisessa työturvallisuuden vaarantamisessa tai päihteiden käytössä työpaikalla, työnantajalla on oikeus purkaa työsuhde. Purkaminen kuitenkin edellyttää niin vakavaa velvoitteiden rikkomista, että työnantajalta ei voida edellyttää työsuhteen jatkamista edes irtisanomisajan pituista aikaa.

Ennen kuin työnantaja irtisanoo tai purkaa työsuhteen, työntekijälle on varattava mahdollisuus tulla kuulluksi. Kuulemistilanteessa työntekijälle ei saa jäädä hänen oikeusturvaansa vaarantavalla tavalla epäselväksi, mistä työnantajan harkitsemista toimenpiteistä kuulemisessa on kysymys.

Uudessa hallitusohjelmassa maininta irtisanomiskynnyksen alentamisesta

16.6.2023 julkaistun Petteri Orpon hallitusohjelman kirjauksen mukaan hallituksen tavoitteena on muuttaa työsopimuslain henkilöstä johtuvan irtisanomisperusteen asiallisen ja painavan syyn edellytystä siten, että työsopimuksen päättämiseen riittäisi jatkossa vain asiallinen syy. Kirjauksen tavoitteena on alentaa irtisanomiskynnystä ja helpottaa työllistymistä. Kirjaus on aiheuttanut kiivasta keskustelua työnantaja- ja työntekijätahojen välille erityisesti koskien sitä, olisiko irtisanomiskynnyksen alentaminen kansainvälisten sopimusten vastaista (Helsingin Sanomat 24.7.2023). Suomi on sitoutunut Kansainvälisen työjärjestö ILO:n yleissopimukseen, jossa irtisanominen edellyttää pätevää perustetta. Vasta tulevat lakimuutokset ja niiden esityöt näyttävät muutoksen vaikutuksen irtisanomiskynnyksen mahdolliseen madaltumiseen. Uusi sääntely aiheuttanee alussa joka tapauksessa jonkin verran oikeudellista epävarmuutta, sillä irtisanomisperusteen sisältö muotoutuu viime kädessä oikeuskäytännön perusteella. Epävarmuutta kokevat sekä työntekijät, joiden työsuhteen jatkuminen on aiempaa vaikeammin ennustettavissa, että työnantajat, joiden edessä on irtisanomisperusteen riittävyyden harkinta.

Työnantajan tulee harkita eri toimintavaihtoehtoja työyhteisönsä edun nimissä

Työyhteisöön sopeutumattoman tai työnantajan toimintaa haittaavan työntekijän irtisanominen voi olla haastavaa, mikäli räikeitä velvollisuuksien laiminlyöntejä ei tapahdu tai työntekijä laiminlyö velvoitteitaan eri tavoin siten, että varoituksen kohteena oleva toiminta ei kuitenkaan toistu. Tällaisessa tilanteessa yksi työnantajalle jäävä vaihtoehto on sopia tällaisen työntekijän kanssa työsuhteen päättämisestä. Päättämissopimuksen solmiminen ei edellytä työsopimuslain mukaisia työsuhteen päättämisperusteita ja usein päättämissopimukseen sisällytetäänkin työsuhteen päättämisen syyksi vain maininta, että osapuolet päättävät työsuhteen yhteisymmärryksessä. Työttömyyspäivärahaoikeuden karenssiajasta johtuen suosittelemme sopimaan korvauksesta, joka vastaa 4–12 kuukauden palkkaa, jotta korvaus muodostaa riittävän kannusteen sopimuksen solmimiselle. Korvauksen määrää arvioitaessa huomioon tulee ottaa käsillä olevaa työsuhdetta koskevia seikkoja, kuten työsuhteen pituus, työntekijän asema organisaatiossa sekä mahdolliset syyt työsuhteen päättämiselle.

Toinen huomionarvoinen vaihtoehto irtisanomiselle on työyhteisösovittelu, jossa työnantaja sekä työntekijä kohtaavat toisensa puolueettoman sovittelijan ohjaamana. Sovittelussa sovittelija ohjaa sovitteluprosessia, jonka lopputuloksena asianosaiset määrittelevät ratkaisun itse. Työyhteisösovittelun vuorovaikutukselliset keinot ottavat dokumentoitujen tietojen lisäksi muut inhimillisen toiminnan ulottuvuudet huomioon.

Irtisanomisia tai varoitusten antamista ei tule kuitenkaan liiaksi pelätä. Suomalainen yhteiskunta on rakennettu siten, että kaikkia on kohdeltava yhdenvertaisesti ja kaikille on annettava uusi mahdollisuus. Oikeuskäytäntö jo pidemmältä ajalta osoittaa sen, että jos:

1. työvelvoitteittaan rikkovalle työntekijälle on lojaliteettivelvollisuuden nimissä annettu todellinen mahdollisuus korjata toimintansa,
2. työntekijää on kirjallisesti varoitettu velvoitteidensa rikkomisesta ja rikkomisen jatkamisen seuraamuksista,
3. kohtuulliset sopeuttamistoimenpiteet työntekijän auttamiseksi on tehty,
4. työntekijää itseään on velvoitteiden rikkomisen osalta kuultu ja
5. työntekijä edelleen jatkaa työvelvoitteidensa rikkomista edellä mainituista toimista huolimatta,

on työnantajan pystyttävä irtisanomaan joko työyhteisöön sopeutumaton ja työntekoa tai työnantajayhtiön toimintaa haittaava työntekijä, eikä uusin oikeuskäytäntö osoita suunnanmuutoksia tälle linjanvedolle. Irtisanomisprosessia helpottaa suuresti se, jos varoitus- ja irtisanomiskäytäntö on työnantajayhtiössä etukäteen laadittu ja työntekijöillä on sitä kautta kokemus yhdenvertaisesta kohtelusta. Kaikkien on ymmärrettävä, että työelämä edellyttää lain ja työsopimuksen mukaisten velvoitteiden noudattamista paitsi työnantajan, myös työntekijöiden puolelta. Hallitusohjelman kiistelty kirjaus tuskin tuo muutosta näihin työelämän toimivuuden kannalta olennaisimpiin perusperiaatteisiin.

Hannes Snellmanin työoikeustiimi kertoo mielellään lisää tästä aiheesta. Lisäksi tiimi järjestää 9.11.2023 yksilöperusteista irtisanomista koskevan seminaarin, jossa perehdytään syvällisemmin siihen, milloin edellytykset työsuhteen päättämiselle täyttyvät. Lisätietoa ja ilmoittautuminen: emilia.lanu@hannessnellman.com.

Dare to Dismiss? — Individual Dismissal Threshold in the Latest Case Law

Many parties representing employers are under the impression that it is impossible to get rid of an employee who is unsuitable for work or the work community. A majority of dismissals are done on financial and production-related grounds, while individual dismissal is avoided to the greatest extent possible. After all, the compensation for illegal termination of an employment contract is 3 to 24 months’ salary (up to 30 months for shop stewards), in addition to which the legal costs and negative publicity can be a heavy burden to bear for any employer.

However, the Employment Contracts Act provides a clear model by which an employee who neglects their duties, underperforms in their work, acts contrary to the employer’s instructions, has become incapacitated during the employment relationship, or behaves inappropriately in their work community can also be dismissed, provided that there is an objective and weighty reason for the dismissal.

However, assessing when a sufficiently objective and weighty reason is at hand may seem like a difficult nut to crack for the employer, as assessing the existence of grounds requires an overall assessment of the situation, taking into account the characteristics of the employee and the work community. Guidelines for interpretation can be sought from recent case law, in which the assessment of the threshold for individual grounds for dismissal is regularly examined.

Prohibited Grounds for Dismissal and Termination of Employment on Grounds of Illness

To counterbalance the case-by-case ambiguity of the existence of grounds for dismissal, the Employment Contracts Act unequivocally prohibits the termination of employment on the following grounds:

1. Illness, injury, or accident of a employee, unless this has resulted in a substantial impairment of their ability to work for such a long period that the employer cannot reasonably be required to continue the employment relationship.
2. Taking part in industrial action.
3. An employee’s political, religious, or other opinion or participation in social or association activities.
4. Recourse to the legal remedies available to the employee.

Pursuant to the preliminaries of the Employment Contracts Act, work ability is always assessed against the requirements set by the work tasks. A substantial and long-term deterioration in work ability requires that the employee is unable to perform substantial parts of their work duties due to illness or injury. In case law, the decisive factor in assessing the permanence of impairment of work ability has not been its finality but its long-term nature. The assessment takes into account the duration of the illness before the dismissal, as well as the medical assessment of the duration of the illness and the employee’s chances of rehabilitation. In case law, permanent impairment of work ability has been considered to be a continuous disability lasting one year.

When assessing whether the employer has statutory grounds for terminating an employment contract on the grounds of illness, the employee’s own ability to cope with their work despite the illness must first be examined, i.e. attention must be paid to what kind of prerequisites the employee has, based on their education, professional skills, and work experience, to cope with their own or other work tasks available at the workplace. In addition, the fulfilment of the grounds for dismissal is also affected by the conditions of the workplace and the possibilities to rearrange the duties or working conditions to correspond to the employee’s work ability or to offer a completely different role within the company.

In its judgment last April, the Helsinki Court of Appeal confirmed the grounds for dismissal due to an employee’s long-term disability. The employee’s disability due to a mild brain injury had continued continuously for about 13 months. The employee’s return to work had been tried twice unsuccessfully, and the employer was not in a position to offer the employee other work. According to medical reports, the disability would have continued for at least another six months. The Court of Appeal found that, in the circumstances referred to above, the employee’s ability to work had deteriorated for a long time at the time of dismissal, as referred to in the Employment Contracts Act, so that the company could not reasonably be expected to continue the contractual relationship. Taking into account the implemented work trials and the temporary arrangements made during the disability, the company had also made sufficient efforts to maintain the continuity of the employment relationship in accordance with the principle of loyalty.

However, it should be noted that in case law, illness has been considered to differ from other grounds for dismissal attributable to the employee in that the adequacy of the grounds for dismissal must be assessed even after the dismissal on the basis of the moment of termination of the employment relationship. Therefore, the grounds for dismissal may not be fulfilled even after a year’s sick leave if the employer receives a new medical report or information about the employee’s state of health during the notice period..

Dismissing an Employee Who Is Unable to Cooperate or Neglects Their Work May Benefit the Entire Work Community

Pursuant to law, a serious breach or neglect of obligations that have a significant impact on the employment relationship can be considered an appropriate and weighty reason for dismissal attributable to the employee. Unjustified absences, constant delays, and neglect of work tasks can cause considerable problems in the work community if the tasks of such an employee fall on the shoulders of other employees. An employee does not have the right to be absent from work unless they have a reason based on law, collective agreement, or employment contract. The Act also protects the employer with regard to an employee’s unauthorised absence by stating that if an employee is absent from work for a week without giving an acceptable reason for their absence, the employer may consider the employee’s employment contract to be terminated.

The employer must be able to prove that the neglect of work duties is attributable to the employee. According to the judgment handed down by the Helsinki Court of Appeal in March, if an employee neglects their duties because they have not been able to cope with their work as required due to the employer or there are deficiencies in the work equipment, the employer will not have grounds for dismissal despite the obvious negligence of the employee. In said case, there were significant deficiencies in the quality of work of the dismissed employee. Despite this, the Court of Appeal found that the employee did not have, due to the amount of work, working hours, and shortcomings in the tools, the prerequisites to perform their work at the required level due to the employer, wherefore the dismissal threshold was not exceeded. Therefore, our strong recommendation is that if an employee neglects their obligations is that the employer first examines whether the negligence can be attributable to the employer at least in part and to make sure if the employer can, by reasonable means, contribute to the employee’s proper performance of their contractual obligations.

An appropriate and weighty reason for dismissal may also be that the employee is so maladaptable and uncooperative in the work community that their behaviour negatively hampers the work performance of others working in the work community. This is often emphasised especially in small work communities, where conflicts are easily allowed to escalate for a longer period of time, as the costs of possible legal proceedings resulting from the dismissal of a contentious employee may be fatal for a small company. If necessary, the employer must prove problems in the work community that have not been solved despite the employer’s efforts. However, in such situations, the employer must keep in mind that dismissing an employee who behaves in a threatening manner is also a protective measure for the work community.

However, even physical violence against a colleague is not always unequivocally sufficient grounds for dismissal. Since exceeding the dismissal threshold is always assessed on the basis of an overall assessment, other circumstances of the case may mitigate the reprehensibility of an act that is inappropriate in itself. This is the conclusion reached by the Helsinki Court of Appeal in its judgment in June. In the case, an employee had inflicted a bleeding wound on a colleague, but due to, among other things, the 10-year the employment relationship, the uniqueness of the violent act, and the challenges of finding new employment, the Court of Appeal held that terminating the employment relationship without warning was not a reasonable and proportionate consequence of the employee’s inappropriate conduct in these circumstances.

Measures Taken Prior to Dismissal May Have a Decisive Impact on the Assessment of the Lawfulness of the Dismissal

So how many opportunities should an employee who underachieves or neglects their duties be given? As a rule, the employer should assess the employee’s professional skills and suitability already during the trial period. However, grounds for dismissal may arise if the employee’s suitability for work decreases during the employment relationship. However, an employee who has neglected or breached their obligations may not be dismissed after the end of the trial period until they have been given a warning and thus an opportunity to rectify their conduct. The warning plays a critical role in the individual-based dismissal process, and last spring, its absence led to the Helsinki and Rovaniemi Courts of Appeal not holding in some judgments that grounds for dismissal existed despite an employee’s actions that were considered reprehensible in themselves.

In case law, the period between a warning and dismissal has varied from case to case depending on the type of activity involved. In the case of an employee underperforming, the employer must give them the opportunity to improve their work performance. In the case of absences or inappropriate behaviour, even a shorter period is sufficient. The most important thing is that the employee has actually had the opportunity to correct their actions. In the decision issued by the Turku Administrative Court in May, there were only 11 working days between the warning and the dismissal. Despite the short time, the Administrative Court found that the dismissal was valid due to the extensive measures and adjustments made by the employer and the repeated and continuous official duties of the dismissed official.

The warning informs the employee of how serious the employer considers their actions to be and what the consequences will be if the action that is the subject of the warning is repeated. Even before the warning, the employer may intervene in the employee’s actions by issuing an oral reprimand and by making any necessary adjustments under the duty of loyalty. It is essential that the same operating model is applied to all employees in the work community.

If an employee has been warned for a violation previously, the previous warning may be invoked if the same or a similar violation is repeated. However, if the employee commits a new kind of breach of duty, the previous warning is not valid for the new violation. For this reason, it is advisable to draw up a warning to cover the same type of infringement more widely, so that it is valid in the event of further misconduct by the employee. In its ruling this year, the Labour Court concluded that since the conduct leading to an employee’s dismissal in the case in question was not found to have shown the same type of indifference to the performance of work duties as the offences on which previous warnings were based, the employer did not have objective and weighty reasons for terminating the employee’s employment contract.

A warning may also lose its relevance over time. The validity of the warning depends on the overall consideration and how egregious the employee’s non-contractual behaviour has been. In previous case law of the Labour Court, warnings have been held to be valid for about one year. As grounds for termination of employment may arise by means of a warning, it should be drafted in writing for reasons of evidence. The warning should not indicate its period of validity.

As a rule, an employee may not be dismissed unless they have first been given the opportunity to rectify their actions with a warning. Under exceptional circumstances, however, an employee may be dismissed even without a warning if the nature of their violation is such that the employer cannot reasonably be required to warn the employee before dismissal. In the most serious cases, such as if the criteria of a criminal act are met, intentional endangerment of occupational safety, or use of intoxicants at the workplace, the employer has the right to rescind the employment relationship. However, termination requires such a serious breach of obligations that the employer cannot be required to continue the employment relationship even for the duration of the notice period.

Before an employer terminates or rescinds an employment relationship, the employee must be given the opportunity to be heard. When the employee is being heard, they must not be left in any doubt as to what measures the employer is considering, which would jeopardise their legal protection.

New Government Programme Mentions Lowering the Threshold for Dismissal

According to an entry in Petteri Orpo’s Government Programme published on 16 June 2023, the Government aims to change the requirement of objective and weighty grounds for dismissal attributable to a person in the Employment Contracts Act so that, in future, objective grounds alone would suffice for terminating an employment contract. The purpose of the entry is to lower the threshold for dismissal and make it easier to find employment. The entry has caused heated debate between employers and employees, especially regarding whether lowering the dismissal threshold would be contrary to international agreements (Helsingin Sanomat, 24 July 2023). Finland is committed to the International Labour Organization (ILO) Convention, which requires valid grounds for dismissal. Only future legislative amendments and their preparatory works will show the impact of the amendment on the possible lowering of the threshold for dismissal. In any case, the new regulation is likely to give rise to some legal uncertainty at the outset, as the content of the grounds for dismissal will ultimately be determined by case law. Uncertainty is experienced both by employees whose continuation of employment is more difficult to predict than before and by employers who are faced with considering the adequacy of the grounds for dismissal.

Employers Must Consider Different Options for Action in the Interests of Their Work Community

Dismissing an employee who does not adapt to the work community or hinders the employer’s operations can be challenging if there are no blatant breaches of duty or if the employee neglects their obligations in various ways so that the action subject to a previous warning does not recur. In such a situation, one option that is left to the employer is to agree on the termination of the employment relationship with the employee. The conclusion of a termination agreement does not require grounds for termination of employment in accordance with the Employment Contracts Act, and often the termination agreement only includes a mention that the parties terminate the employment relationship by mutual consent as the reason for terminating the employment relationship. Due to the cooling-off period relating to unemployment allowance, we recommend agreeing on a compensation corresponding to 4 to 12 months’ salary so that the compensation forms a sufficient incentive to conclude an agreement. When assessing the amount of compensation, factors concerning the employment relationship at hand, such as the length of the employment relationship, the employee’s position in the organisation, and possible reasons for terminating the employment relationship, must be taken into account.

Another noteworthy alternative to dismissal is work community mediation, where the employer and employee meet each other under the guidance of an impartial mediator. In mediation, the mediator guides the mediation process, as a result of which the parties determine the solution themselves. In addition to documented information, interactive methods of workplace mediation take other dimensions of human activity into account.

However, dismissals or warnings should not be feared. The Finnish society is built in such a way that everyone must be treated equally and everyone must be given a second chance. Case law from a long time shows that if

1. an employee who breaches their work obligations has been given a genuine opportunity to rectify their conduct in the name of their duty of loyalty,
2. the employee has been warned in writing of the breach of their obligations and of the consequences of continuing the breach,
3. reasonable adjustment measures have been made to assist the employee,
4. the employee themself has been heard on the breach of obligations, and
5. the employee continues to breach their work obligations despite the above measures,

the employer must be able to dismiss the employee who does not adapt to the work community and hinders the work or the operations of the employer company, and the latest case law does not indicate any change of direction in this policy. The dismissal process is greatly facilitated if a warning and dismissal policy has been drawn up in advance in the employer company and the employees thus have an experience of equal treatment. Everyone must understand that working life requires compliance with obligations under the law and the employment contract not only on the employer’s part but also on the employee’s part. The controversial entry in the Government Programme is unlikely to change these basic principles that are most essential for the functioning of working life.

Hannes Snellman’s Employment Team is happy to provide further information on this topic. On 9 November 2023, the team will also be organising a seminar on individual dismissal, where they will be taking a deeper look into the situations in which the grounds for a dismissal are fulfilled. The seminar will be held in Finnish. For more information and to register, please contact: emilia.lanu@hannessnellman.com.