Workplace Elasticity and Savings in the Midst of the Corona Crisis – 10 Questions for Employers

Authors: Minna Wirtamo, Heidi Kärki, Marta Kauppinen and Johanna Haltia-Tapio

Please read the translation in English at the end of the article.

Joustot ja säästöt koronakriisin keskellä – 10 kysymystä työntantajalle

Työoikeuden lounaswebinaarisarjan blogi

Osa 1: Vaihtoehtoiset sopeuttamistoimet

Hannes Snellman järjesti 6.5.2020 lounaswebinaarin, jossa käsittelimme työnantajan vaihtoehtoisia sopeuttamistoimenpiteitä raskaampien keinojen välttämiseksi. Kerroimme esimerkiksi, millaisia joustoja työnantajalla on mahdollisuus käyttää vuosiloman ja työajan suhteen, sekä miten työn tekemisen ehtoja voidaan muuttaa tilapäisesti tai pysyvästi. Keskustelimme myös siitä, millä edellytyksillä työntekijöiden palkkaa, lomarahaa tai tulospalkkiota voidaan leikata. Alla on kymmenen kysymystä ja vastausta työpaikalla toteutettavista mahdollisista joustoista koronakriisin keskellä.

1 Voiko työnantaja määrätä vuosilomia pidettäväksi välittömästi?

Ei voi. Lomakausi alkaa 2.5. ja päättyy 30.9., ja työnantaja voi määrätä työntekijän vuosiloman sijoitettavaksi kyseiselle ajalle. Vuosilomien antamisessa on kuultava työntekijää, mutta viime kädessä työnantaja määrää loman ajankohdan. Loman ajankohdasta on kuitenkin ilmoitettava viimeistään kuukautta ennen loman alkamista. Jos tämä ei mahdollista, viimeistään kahta viikkoa ennen loman alkamista. Vuosilomien pitämisestä lyhyemmällä varoitusajalla voidaan toki aina sopia työntekijän kanssa.

2 Voiko työnantaja määrätä lomarahat pidettäväksi vapaana?

Lähtökohtaisesti ei. Lomaraha on työntekijän palkkaa, eikä sitä yleensä voida muuttaa hänelle epäedullisemmaksi ilman sopimista. Tyypillisesti lomarahaa maksetaan työehtosopimuksen perusteella, ja tällöin on tarkistettava, mitä työehtosopimus sanoo lomarahojen vaihtamisesta vapaaksi. Jos lomarahaa sen sijaan maksetaan työsopimuksen tai yrityksen käytännön perusteella, on asiaa tarkasteltava yrityskohtaisesti. Usein lomarahan vaihtamisesta vapaaksi voidaan kuitenkin sopia työntekijän ja työnantajan välillä.

3 Voiko työnantaja määrätä tämän kesän lomat pidettäväksi vasta ensi vuonna?

Ei voi yksipuolisesti määrätä, mutta työntekijä ja työnantaja voivat sopia lomien sijoittamisesta hyvinkin joustavasti. Kesän 2020 vuosiloma saadaan sopia pidettäväksi välillä 1.1.2020-30.4.2021, ja 12 arkipäivää ylittävä lomanosa 30.9.2021 mennessä. Työnantajan vastuulla on kuitenkin huolehtia työntekijän työturvallisuudesta ja sitä kautta riittävästä levosta ja palautumisesta, johon vuosiloma antaa mahdollisuuden.

4 Voiko työnantaja määrätä työaikapankkiin säästetyn ajan pidettäväksi pois ilmoittamanaan aikana?

Aluksi on tarkistettava, mitä työaikapankin käyttöönotosta ja vapaan pitämisen periaatteista on yrityksessä sovittu. On hyvä huomata, että työaikapankki voi perustua joko työaikalakiin tai työehtosopimukseen. Tämän perusteella on tarkistettava, millaista liikkumavaraa laki tai työehtosopimus antaa työaikapankkivapaiden määräämiseen. Yleensä työaikapankkiin säästetyn ajan käyttämisestä päättää ensi sijassa työntekijä. Työaikalain mukaisessa työaikapankkijärjestelyssä työntekijällä on niin vaatiessaan oikeus saada vapaan sijasta korvaus rahana, jos työnantaja määrää ajankohdan.

5 Milloin työnantaja voi muuttaa työntekijän työtehtäviä yksipuolisesti?

Työnantaja voi muuttaa työntekijän työtehtäviä yksipuolisesti joko ns. työnjohto- ja valvontaoikeutensa nojalla tai silloin, kun työnantajalla on olemassa tuotannollinen ja taloudellinen irtisanomisperuste. Arviointi siitä, milloin muutos on työntekijän kannalta niin olennainen, että sen tekeminen edellyttäisi työsopimuslain mukaisen irtisanomismenettelyn noudattamista, tehdään tapauskohtaisesti kokonaisharkinnan perusteella. Arvioinnissa tulee huomioida asian tausta ja vallitsevat olosuhteet.

Työnantajien, jotka työllistävät säännöllisesti vähintään 20 työntekijää, tulee muistaa käydä yhteistoimintalain 6 tai 8 luvun mukainen yhteistoimintamenettely ennen työtehtävän muuttamista koskevan päätöksen tekemistä.

6 Onko sillä merkitystä, että etätyön tekemisestä ei ole tehty kirjallisia etätyösopimuksia?

On ymmärrettävää, etteivät kaikki työnantajat ole ennättäneet tehdä työntekijöiden kanssa yksittäisiä kirjallisia etätyösopimuksia ottaen huomioon, kuinka nopeasti työpaikoilla siirryttiin etätöihin korona-ajan suositusten mukaisesti.

Mikäli etätyö otetaan yrityksessä pysyvämmin käyttöön kriisiajan jälkeenkin, on suositeltavaa laatia tai vahvistaa kirjallisesti kunkin etätyötä tekevän henkilön kanssa etätyöhön sovellettavat ehdot: Esim. Kuinka suuri osa työajasta on mahdollista tehdä etänä? Milloin etätöitä olisi mahdollista tehdä? Korvaako työnantaja mahdollisia etätyöhön liittyviä kustannuksia? Onko etätyösopimus voimassa määräajan vai toistaiseksi? Tällöin olisi hyvä myös sopia, kuinka etätyötä koskeva sopimus voidaan irtisanoa. Työpaikalla yleisesti sovellettavat etätyöperiaatteet on suositeltava liittää etätyösopimukseen. Työnantajan tulee myös huomioida asiaa koskevat mahdolliset yhteistoimintavelvoitteet.

7 Voidaanko yrityksessä siirtyä joustotyöaikaan?

Joustotyöaika on työaikamalli, jossa työntekijän työajasta vähintään puolet on oltava sellaista, jonka sijoittelusta ja työntekopaikasta työntekijä voi itsenäisesti päättää. Mikäli tämä kriteeri täyttyy työntekijän kohdalla, voidaan joustotyöajasta sopia. Joustotyöajasta sovitaan työnantajan ja työntekijän välillä mahdolliset yhteistoimintavelvoitteet huomioiden. Sopimuksessa on työaikalain mukaan sovittava ainakin päivistä, joille työntekijä saa sijoittaa työaikaa, viikkolevosta, mahdollisesta kiinteästä työajasta ja mitä työaikaa sovelletaan, jos joustotyöaikaa koskeva sopimus päättyy.

8 Voiko työnantaja alentaa työntekijöiden palkkoja irtisanomisten välttämiseksi?

Työnantajalla ei lähtökohtaisesti ole oikeutta yksipuolisesti muuttaa työsopimuksen olennaisia ehtoja, kuten palkkaa. Työnantaja ja työntekijä voivat kuitenkin tarpeen mukaan keskenään sopia palkan alentamisesta. Palkan alentamisesta sopiminen voi olla myös mahdollista työehtosopimusmääräysten nojalla, jolloin sopimus tehdään yleensä kollektiivisesti henkilöstön edustajan kanssa. Siten alalla sovellettavasta työehtosopimuksesta on hyvä tarkistaa, sisältääkö se esim. selviytymislauseketta, joka mahdollistaisi erityisiä palkkaa koskevia toimenpiteitä yrityksen ollessa vaikeassa taloudellisessa tilanteessa. Lisäksi oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että työnantajalla voi poikkeuksellisessa tilanteessa olla mahdollisuus alentaa palkkoja yksipuolisesti. Palkan alentaminen yksipuolisesti on mahdollista irtisanomisperusteella ja irtisanomisaikaa noudattaen, mikäli se on yhdessä muiden tervehdyttämistoimien kanssa välttämätöntä taloudellisissa vaikeuksissa olevan yhtiön toimintaedellytysten turvaamiseksi. Lisäksi palkan tulee alennuksen jälkeenkin täyttää työehtosopimuksen vähimmäispalkkataso. Irtisanomisperusteen arviointi tavallisesti edellyttää yhteistoimintalain mukaisia yhteistoimintaneuvotteluja.

9 Voiko työnantaja perua tulospalkkioiden maksun?

Tyypillisesti tilanteessa, jossa kyse on työnantajan vapaaehtoisesti ja yksipuolisesti vahvistamasta lisäpalkkiokäytännöstä eikä palkkion ole indikoitu olevan palkanomaista kompensaatiota tehdystä työstä, työnantajalla on myös oikeus muuttaa palkkiojärjestelmän ehtoja yksipuolisesti. Kuitenkin mikäli ennalta sovitut ja henkilöstön tietoon saatetut kriteerit täyttyvät, on tulospalkkio lähtökohtaisesti maksettava.

10 Antavatko työehtosopimukset mitään vaihtoehtoja säästöihin tai joustoihin kriisitilanteessa?

Työehtosopimuksessa saattaa olla erityinen selviytymislauseke, jonka nojalla työnantaja ja henkilöstön edustaja voivat sopia työehtojen tilapäisestä heikentämisestä työnantajan toiminnan ja työpaikkojen turvaamiseksi. Selviytymislauseke voi mahdollistaa esimerkiksi palkan alentamisen, lomarahojen leikkaamisen tai palkanmaksun osittaisen lykkäämisen. Työehtosopimuksessa saattaa olla myös muita määräyksiä, jotka mahdollistavat erilaisia sopeuttamistoimenpiteitä. Ennen toimenpiteisiin ryhtymistä työnantajan tulisi siis tarkistaa huolellisesti alalla sovellettavan työehtosopimuksen määräykset.

Blogikirjoituksessa esitetyt vastaukset ovat yleisiä oikeudellisia neuvoja. Yksittäisissä tilanteissa on aina huomioitava työpaikan ja toimialan yksilölliset olosuhteet. Hannes Snellmanin työoikeustiimi auttaa mielellään, kun harkitsette tilanteeseenne sopivia ratkaisuja.

Workplace Elasticity and Savings in the Midst of the Corona Crisis – 10 Questions for Employers

Employment Law Webinar Blog Series

Part 1: Alternative Adjustment Measures

On 6 May 2020, Hannes Snellman held a webinar on the alternative adjustment measures employers can utilise in order to avoid stricter measures. Among other things, we discussed the elasticities employers can use when it comes to annual leave and work times and talked about how the terms of employment can be amended, either temporarily or permanently. We also discussed the grounds based on which employees’ pay, holiday bonus, or performance bonus can be cut. Below, you will find ten questions and answers relating to elasticities that can be carried out at workplaces in the midst of the corona crisis.

1 Can an employer order annual leave to be taken immediately?

No. The holiday season runs from 2 May until 30 September, and an employer can order an employee’s annual leave to be taken within this period. The employee must be heard as to the desired dates of the annual leave, but ultimately, the employer has the final say. However, the employer must notify the employee of the leave in advance no later than one month prior to the start date. If this is not possible, the employee is to be notified no later than two weeks prior. Additionally, the employer and employee can always mutually agree on the dates of the annual leave on shorter notice.

2 Can an employer decide to assign free time instead of paying the holiday bonus?

In principle, no. The holiday bonus is part of an employee’s pay, and it cannot generally be made more unfavourable to the employee without their consent. Typically, the holiday bonus is paid based on a collective agreement, wherefore it must be taken into account what the collective agreement states as regards the holiday bonus being exchanged for free time. However, if the holiday bonus is paid according to an employment contract or company practice, the matter must be considered on a company-specific level. Exchanging the holiday bonus for free time can generally be agreed upon between the employee and employer.

3 Can an employer order this summer’s holiday to be moved to next year?

No, not unilaterally, but the employee and employer can mutually agree upon the dates of the holiday on a very flexible basis. The 2020 summer holiday can be taken between 1 January 2020 and 30 April 2021, and the part of the holiday exceeding 12 business days by 30 September 2021. However, it is the employer’s responsibility to ensure the occupational safety of its employees and, thus, sufficient rest and recovery time, which is the purpose of the annual leave in the first place.

4 Can an employer decide the placement of the free time granted based on time recorded in a working time bank?

First, you must consider the principles related to the working time bank and free time the company in question has set out. It is important to note that a working time bank can be based on either the Working Hours Act or a collective agreement. On this basis, you need to make sure you know how flexible the law or applicable collective agreement is when it comes to granting free time based on hours recorded in a working time bank. In general, the employee has the primary say when it comes to using the time recorded in the working time bank. In a working time bank arrangement based on the Working Hours Act, the employee has the right to demand monetary compensation instead of free time if the employer decides the placement of the free time.

5 When can an employer unilaterally change an employee’s job description?

An employer can unilaterally change an employee’s job description either under its so-called management and supervision right or when there are financial and production-related grounds for termination. The assessment of when a change is, from the employee’s point of view, so material that it would require compliance with the termination procedure set out in the Employment Contracts Act must be made on a case-by-case basis, based on overall consideration. When making the assessment, the background of the case and the prevailing circumstances are to be taken into consideration.

Employers who employ a minimum of 20 employees on a regular basis must remember to engage in a co-operation procedure as laid down in Section 6 or 8 of the Act on Co-Operation Within Undertakings before making a decision on changing an employee’s job description.

6 Is there any relevance to the fact that no separate remote work contracts have been signed?

It is understandable that not all employers have had time to conduct individual remote work contracts with all employees considering how promptly workplaces switched to working remotely as a consequence of the recommendations related to coronavirus.

If remote work is permanently taken into use by a company following the crisis, it is recommended that the terms of remote work be specified and confirmed with each employee individually. For example: How large a portion of the working hours can you work remotely? When can you work remotely? Will the employer cover any costs related to working remotely? Will the remote work contract be valid for a fixed term or until further notice? It would also be good to agree on the terms of termination of the remote work contract. It is recommended that the general principles concerning remote work applicable at the workplace be included in the remote work contract. The employer must also take into consideration any co-operation obligations potentially related to the matter.

7 Can a company switch to flexible working hours?

The term ‘flexible working hours’ refers to a model in which at least half of the working hours are freely at an employee’s disposal with regard to where and when they wish to work. If this criterion is met, the terms of flexible working hours can be agreed on. When agreeing on the terms of flexible working hours, the employer and employee must take into consideration any potential co-operation obligations. Pursuant to the Working Hours Act, agreement must be made at least on the days the employee is allowed to work, weekly resting times, possible fixed working hours, and what type of working hours are applied if the agreement on flexible working hours is terminated.

8 Can an employer lower the pay of its employees to avoid terminations?

In principle, an employer may not unilaterally amend the essential terms of an employment contract, such as pay. However, the employer and employee can mutually agree on lowering the pay if necessary. Agreeing on lowering the pay may also be possible under the provisions of a collective agreement, and such agreement would be conducted collectively with a representative of the personnel. Thus, it is important to check whether the collective agreement contains a survival clause that would enable the company to utilise special pay-related measures when it is experiencing financial hardship. Furthermore, it has been established in case law that under exceptional circumstances, an employer may have the right to lower the pay of its employees unilaterally. A company experiencing financial hardship can unilaterally lower the pay on the basis of termination grounds while observing a notice period if this, together with other reorganisation measures, is necessary for securing the company’s ability to function. Nevertheless, the pay must still meet the minimum wage level set out in the collective agreement. Generally, the assessment of termination grounds requires that co-operation negotiations be conducted in accordance with the Act on Co-Operation Within Undertakings.

9 Can an employer cancel the payment of the performance bonus?

When the performance bonus is part of an additional bonus system voluntarily and unilaterally confirmed by the employer, and it has not been indicated that the bonus is remuneration for the work performed similar to regular pay, the employer typically also has the right to unilaterally change the terms of the bonus system. However, as a main rule, if there are criteria that have been defined and communicated to the personnel beforehand and they are met, the performance bonus must be paid.

10 Do collective agreements offer any alternatives to workplace savings and elasticities in a crisis?

A collective agreement may contain a separate survival clause under which the employer and a representative of the personnel may agree to hinder the terms of employment temporarily to ensure the employer’s ability to function and secure the employees’ jobs. A survival clause may enable lowering the pay, cutting the holiday bonus, or partially postponing the payment of wages and salaries. Collective agreements may also contain other provisions that enable the implementation of different adjustment measures. Before taking action, the employer should thus carefully review the provisions of the collective agreement applicable in that specific field.

The answers given in the blog post do not constitute legal advice and are provided for general information purposes only. Attention should be had to the circumstances of each specific workplace and industry. Hannes Snellman’s Employment team is happy to help you with finding a solution suitable for your needs.